Zásady ochrany osobních údajů, využití cookies a poučení o mimosoudním řešením spotřebitelských sporů

Ochrana osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je advokátní kancelář PPS advokáti s.r.o., IČO: 27532640, se sídlem Velké náměstí 135/19, 500 03 Hradec Králové (dále jen „PPS“).

Obecná ustanovení

Účelem těchto zásad ochrany osobních údajů dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“), je poskytnutí informace o důvodech a způsobech shromažďování a zpracovávání Vašich osobních údajů ze strany PPS a dále poskytnutí informace o Vašich právech, vyplývajících ze zpracování osobních údajů. Tyto zásady se týkají zpracování údajů klientů PPS a/nebo dalších osob, včetně návštěvníků internetových stránek PPS.

Vaše osobní údaje může PPS shromažďovat a používat zejména v souvislosti s poskytnutím požadovaných informací prostřednictvím kontaktního formuláře, poskytováním našich právních služeb, ochranou našich oprávněných zájmů, Vaší návštěvou kancelářských prostor, používáním webu PPS, zasíláním nabídek a dalších marketingových sdělení PPS.

Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoliv informace, která se vztahuje k fyzické osobě, tedy ke klientovi PPS a/nebo další osobě, na základě které je PPS schopna takovou osobu identifikovat.

V souvislosti s poskytováním služeb může ze strany PPS docházet ke zpracování následujících kategorií osobních údajů:

• Základní osobní identifikační údaje, mezi něž patří zejména, nikoliv však výlučně titul, jméno a příjmení, datum narození, adresa bydliště/sídla, pracovní pozice, Váš vztah k PPS nebo ke klientům PPS, IČO, DIČ, platební údaje.
• Kontaktní údaje, a to zejména poštovní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo.
• Platební údaje související s poskytovanou službou, a to zejména údaje o čísle bankovního účtu, údaje o provedených platbách, daňové doklady apod.
• Údaje týkající se používání webových stránek PPS (viz Analýza návštěvnosti – cookies).
• Údaje poskytnuté za účelem využití právních služeb PPS a za účelem navázání spolupráce, osobní údaje získané od klientů nebo jejich právních zástupců v rámci plnění smlouvy o poskytování právních služeb a jakékoliv další údaje, které budou poskytnuty za konkrétním účelem zpracování.

Účel, doba a právní důvod zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů při plnění smluvní povinnosti

Vaše osobní údaje zpracovává PPS zejména za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytování právních služeb, která je uzavřena mezi Klientem a PPS, kdy právním titulem zpracování je tedy plnění smlouvy. Takto zpracovávané osobní údaje od Vás získáváme přímo při uzavírání smlouvy o poskytování služeb a zároveň i před uzavřením této smlouvy, a to v průběhu vyjednávání o obsahu smlouvy, a dále v průběhu poskytování právních služeb.

Tyto osobní údaje jsou zpracovávány pouze po dobu existence smluvního vztahu mezi klientem a PPS a dále po dobu pěti let od ukončení poskytování právních služeb mezi Vámi a PPS, případně po dobu, po kterou tak PPS ukládají právní předpisy.

Zpracování osobních údajů při plnění zákonné povinnosti

Při poskytování služeb je PPS povinna plnit povinnosti vyplývající z právních předpisů, a to zejména ze zákona č. 85/1996 Sb.(dále jen „ZoA“), o advokacii, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen „ZoÚ“), zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen „ZDP“), zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále jen „ZDPH“) a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (dále jen „AML“). Uvedené zákony mimo jiné ukládají PPS uchovávat doklady a osobní údaje, a to až po dobu 10 let.

Zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu

V případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek nebo bychom platbu od Vás vůbec neobdrželi, případně nám z Vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků PPS. Osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty dle zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

Prostřednictvím webových stránek PPS advokáti mohou být zpracovávány výhradně osobní údaje jiné než zvláštní kategorie, a to: jméno a příjmení, kontaktní údaje poskytnuté subjektem údajů (e-mailová adresa, telefonní číslo), a to pro účely oprávněných zájmů advokátní kanceláře v oblasti nabízení advokátních služeb a přímého marketingu. Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu trvání oprávněného zájmu, nejdéle však po dobu tří měsíců od jejich obdržení. Subjekt údajů není povinen osobní údaje poskytnout.

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

PPS zpracovává Vaše osobní údaje zásadně v případech, kdy to tak vyžaduje zákon, kdy je zpracování údajů potřeba pro plnění smlouvy nebo kdy se tak děje na základě oprávněného zájmu PPS. Pouze výjimečně zpracováváme osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, a to v souladu s účelem a po dobu uvedenou v tomto souhlase.

Analýza návštěvnosti – cookies

Účelem zpracování osobních údajů návštěvníků prostřednictvím „cookies“ je sběr dat pro službu Google Analytics. Informace o užívání stránky spolu s obsahem souboru cookie bude společností Google přenesen a uložen na serverech ve Spojených státech amerických. Google bude užívat těchto informací pro účely vyhodnocování užívání stránky a vytváření zpráv o její aktivitě, určených pro její provozovatele, a pro poskytování dalších služeb týkajících se činnosti na stránce a užívání internetu vůbec. Google může také poskytnout tyto informace třetím osobám, bude-li to požadováno zákonem nebo budou-li takovéto třetí osoby zpracovávat tyto informace pro Google.

Více informací o zpracování a využití dat najdete ve smluvních podmínkách společnosti Google. Chcete-li zablokovat odesílání anonymních statistik pomocí nástroje Google Analytics, můžete k tomu využít plugin poskytovaný společností Google: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Tento plugin je třeba stáhnout a nainstalovat do vašeho prohlížeče. Osobní údaje shromážděné Google Analytics jsou ukládány výhradně společností Google. Správce je neukládá na žádném lokálním ani vzdáleném úložišti.

Předávání, sdílení osobních údajů a jejich zabezpečení

Osobní údaje můžeme sdílet s třetími stranami, pokud (i.) nám byl s takovým poskytnutím údajů udělen souhlas; (ii.) máme zákonnou nebo profesní povinnost tak učinit (např. podle AML zákona); (iii.) je to nezbytné pro účely soudního řízení nebo v souvislosti s ním nebo pro výkon nebo ochranu našich práv; (iv.) jsme povinni poskytnout Vaše osobní údaje novým subjektům nebo třetím stranám z důvodu organizačních změn v PPS; (v.) je nutné sdělit Vaše osobní údaje našim klientům, Vašemu zaměstnavateli, Vašim odborným poradcům a našim partnerům (např. subjektům zapojeným do společně organizovaných akcí); (vi.) poskytujeme anonymní statistické údaje o prohlížení našich webových stránek a další informace související s návštěvníky našich webových stránek spolehlivým třetím stranám, včetně poskytovatelů prohlížečů a analytiků. Vaše osobní údaje můžeme poskytovat některým spolehlivým třetím stranám v souladu se smlouvami uzavřenými s nimi.

Mezi tyto třetí strany patří zejména:

• spolupracující advokáti;
• externí poskytovatelé účetních a daňových služeb;
• dodavatelé, u kterých si objednáváme některé doplňkové služby, zejména zpracování textů, překlady, kopírování a kontrolu dokumentů, notářské služby, správu registrů a archivaci;
• externí poskytovatelé služeb správy IT systémů, počítačové sítě a hardware.

Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty veřejným orgánům, soudům a orgánům činným v trestním řízení jen z důvodů uvedených v tomto dokumentu a pouze v případě, že je poskytnutí osobních údajů v souladu s naší povinností mlčenlivosti.

PPS zavedla a udržuje nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší péčí o uživatele a ohledem na jejich práva, odpovídající možnému hrozícímu riziku pro subjekty údajů. Zároveň zohledňuje stav technologického vývoje s cílem chránit osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k citlivým údajům a dokladům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data a další.

Vaše práva k osobním údajům

Klientům PPS náleží ohledně jejich osobních údajů následující práva:

• právo přístupu k jejich osobním údajům a právo získat informace o zpracování jejich osobních údajů;
• právo od PPS požadovat, aby opravila nepřesné a doplnila neúplné osobní údaje; vymazala osobní údaje ve stanovených případech, např. z důvodu, že byly zpracovávány v rozporu s právními předpisy nebo již nejsou pro PPS potřebné; omezila zpracování osobních údajů klienta (tj. aby byly údaje pouze uchovávány, ale jinak nezpracovávány) ve stanovených případech, tj. z důvodu, že byly zpracovávány v rozporu s právními předpisy, nebo namítá-li klient jejich nepřesnost, či nepotřebuje-li je PPS, ale klient je požaduje;
• právo na přenositelnost osobních údajů, které PPS klient poskytnul a které PPS zpracovává automatizovaně (pakliže se tak děje), tedy na získání těchto osobních údajů, příp. jejich předání dalšímu správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, např. v rámci České republiky u Úřadu pro ochranu osobních údajů ČR, zjistí-li nebo domnívá-li se klient, že zpracování jeho osobních údajů je prováděno v rozporu s právními předpisy.

Poučení o orgánu dozoru

Orgánem dozoru v oblasti ochrany osobních údajů je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky: www.uoou.cz. Mgr. Jan Lipavský Orgánem dozoru pro oblast legalizace výnosu z trestné činnosti a financování terorismu dle AML zákona je Česká advokátní komora a Finanční analytický úřad.

Kontaktní osoba

Kontaktní osobou odpovědnou za správu osobních údajů a pro účely plnění povinností uložených na základě AML zákona je Mgr. Jan Lipavský (e-mail: lipavsky@ppsadvokati.cz).

Aktualizace zásad ochrany osobních údajů

Tímto Vás upozorňujeme, že tyto Zásady ochrany osobních údajů můžeme upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto zásad se stanou účinnými po jejich zveřejnění na webových stránkách PPS.

Poučení o mimosoudním řešením spotřebitelských sporů

Česká advokátní komora byla dne 5.2.2016 pověřena Ministerstvem průmyslu a obchodu ČR mimosoudním řešením spotřebitelských sporů pro oblast sporů mezi advokátem a spotřebitelem ze Smluv o poskytování právních služeb ( na základě zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele ve znění pozdějších předpisů). Internetová stránka tohoto pověřeného subjektu je www.cak.cz.

Oznámení protiprávního jednání – ochrana oznamovatele (Whistleblowing)

Na základě Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „Směrnice“) a v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), kterým je zapracována příslušná Směrnice, je advokátní kancelář PPS advokáti s.r.o. subjektem, který je povinen zavést vnitřní oznamovací systém pro interní oznamování o možném protiprávním jednání (tzv. povinný subjekt).

Hlavním cílem příslušné právní úpravy je účinná ochrana osob, které oznámí protiprávní jednání odehrávající se při práci nebo při výkonu jiné obdobné činnosti. Whistleblowing je nástrojem k omezování kriminality a řady nezákonných či nekalých jednání včetně porušování pracovněprávních předpisů.

Oznamovatel

Oznamovatelem je fyzická osoba, která se v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností dozvěděla o možném protiprávním jednání a která na takové protiprávní jednání upozornila.

Oznamovateli je přiznáno chráněné postavení spočívající v ochraně jeho totožnosti a veškerých třetích osob zmíněných v oznámení a v zákazu odvetných opatření činěných vůči němu v souvislosti s podaným oznámením.

Ochrany před odvetným opatřením se nemůže domáhat osoba, která podala vědomě nepravdivé oznámení.

Oznámení

Oznámením se rozumí podání fyzické osoby obsahující informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které má znaky trestného činu nebo přestupku nebo které porušuje Zákon nebo jiný právní předpis nebo předpis EU v oblasti

• finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů;
• daně z příjmů právnických osob;
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu;
• ochrany spotřebitele;
• souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti;
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích;
• ochrany životního prostředí;
• bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví;
• radiační ochrany a jaderné bezpečnosti;
• hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek;
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví;
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů;
• ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
• fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Oznámení lze podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, tj.:

• prostřednictvím elektronické pošty na adresu whistleblowing@ppsadvokati.cz,
• písemně prostřednictvím poštovních služeb na adresu PPS advokáti s.r.o., Velké náměstí 135/19, Hradec Králové 500 03, obálku označte slovy „Neotvírat – whistleblowing“
• osobně či telefonicky příslušným osobám (viz níže). Osobní setkání je možné s příslušnými osobami telefonicky domluvit. Telefonicky je možné příslušné osoby kontaktovat každý pracovní den v časovém rozmezí 9:00 – 11:00 hodin. Mimo vyhrazený čas je možné rovněž zaslat příslušné osobě textovou zprávu SMS a domluvit se na telefonickém hovoru, přičemž je příslušná osoba oprávněna reagovat až následující pracovní den po obdržení textové zprávy SMS.

Oznámení lze podat též anonymně.

Externí kanál pro podání oznámení

Oznámení lze podat také prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti ČR. Více informací je uvedeno na webové stránce: https://oznamovatel.justice.cz/.

V případě, že oznámení obsahuje informace o možném porušení zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, není možné pro jeho podání využít oznamovací systém vedený Ministerstvem spravedlnosti. Takové oznámení je nutno činit u Finančního analytického úřadu na e-mail: reditel@fau.mfcr.cz, případně prostřednictvím příslušné profesní komory (České advokátní komory).

Příslušná osoba

Příslušná osoba jako jediná přijímá a posuzuje důvodnost a pravdivost podaných oznámení a případně navrhuje následná opatření k nápravě zjištěného protiprávního stavu.

V souvislosti s výkonem uvedených činností je vázána mlčenlivostí tak, aby byla zajištěna ochrana totožnosti oznamovatele a dalších osob a důvěrnost informací uvedených v oznámení.

Příslušnou osobou u PPS advokáti s.r.o. je:

Pavlína Opletalová
tel.: 777 783 092
email: whistleblowing@ppsadvokati.cz

Postup příslušné osoby po podání oznámení

O přijetí oznámení je povinna příslušná osoba do 7 kalendářních dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele.

Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení oznámení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově či právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.